행정업무를 하다 보면 꼭 마주치는 문서가 있습니다. 바로 지출결의서입니다.
단순한 형식문서로 보이지만, 하나의 날짜만 틀려도 회계 부적정으로 처리될 수 있습니다.
특히 결재일자, 출납일자, 등기일자가 뒤섞이면 감사 시 큰 문제가 되죠.
이번 글에서는 지출결의서의 올바른 작성 순서와 각 항목의 의미, 실제 예시, 감사 대비 팁까지 자세히 알려드립니다.
📘 지출결의서란 무엇인가?
지출결의서(Expenditure Resolution)는 기관이나 단체가 예산을 사용하기 전에 반드시 작성하는 공식 문서입니다.
쉽게 말해, “이 돈을 어디에, 언제, 어떤 근거로 썼는가”를 증명하는 행정 절차의 기록이에요.
모든 공공기관, 학교, 협회, 비영리단체에서는 결의서 없이 지출이 불가능합니다.
결의서 작성 시 가장 중요한 건 바로 5가지 날짜 항목입니다.
🗓️ 지출결의서의 5가지 핵심 날짜
- ① 원인행위일자: 지출의 법적 근거가 생긴 날
- ② 발의일자: 결의서를 기안한 날
- ③ 결재일자: 결의서가 승인된 날
- ④ 출납일자: 실제로 지출이 이루어진 날
- ⑤ 등기일자: 회계 시스템에 등록된 날
이 다섯 날짜는 회계 흐름의 “골격”이 되며, 순서를 지키지 않으면 결의서 자체가 무효 처리될 수 있습니다.
1️⃣ 원인행위일자 — “지출의 시작점”
지출의 법적·행정적 원인이 발생한 날짜를 말합니다.
즉, 계약이나 주문이 실제로 체결된 날을 기록하죠.
예시: 2025년 10월 1일 물품 계약 체결 → 원인행위일자 = 2025.10.01
주의: 단순 발주서 작성일이 아닌, 법적 효력이 발생한 시점을 기준으로 합니다.
2️⃣ 발의일자 — “결의서가 첫선을 보이는 날”
담당자가 결의서를 작성하여 전자결재 시스템에 상신한 날짜입니다.
발의일자는 결의서의 시작점으로, 모든 결재라인의 기준이 됩니다.
예시: 담당자가 2025.10.03 상신 → 발의일자 = 2025.10.03
주의: 원인행위일자보다 같거나 늦어야 하며, 실제 상신일을 입력해야 합니다.
3️⃣ 결재일자 — “최종 승인일”
결의서가 결재권자의 승인으로 최종 승인된 날짜입니다.
예시: 기관장 결재 완료일이 2025.10.04 → 결재일자 = 2025.10.04
주의: 발의일자보다 늦어야 하며, 결재일 전 출납은 반드시 금지입니다.
결재일보다 출납일이 빠르면 선지출로 처리되어 감사 시 적발될 수 있습니다.
4️⃣ 출납일자 — “실제 돈이 나간 날”
자금이 실제로 이체·결제·지급된 날짜입니다.
- 은행 송금일
- 카드 결제 승인일
- 현금 지급일
예시: 카드 결제일 2025.10.05 → 출납일자 = 2025.10.05
주의: 결재일자 이후여야 하며, 영수증·거래내역과 일치해야 합니다.
5️⃣ 등기일자 — “회계 시스템 등록일”
결의서가 회계 프로그램(e-호조, 나라장터 등)에 등록된 날짜입니다.
예시: 회계 프로그램 입력 완료일 → 2025.10.06
주의: 출납일자 이후 혹은 동일 날짜로 기록 가능하며, 시스템 기준일을 입력해야 합니다.
📊 날짜 순서 한눈에 보기
| 항목명 | 의미 | 예시 날짜 | 순서 |
|---|---|---|---|
| 원인행위일자 | 지출 근거 발생일 | 2025.10.01 | ① |
| 발의일자 | 결의서 상신일 | 2025.10.03 | ② |
| 결재일자 | 승인 완료일 | 2025.10.04 | ③ |
| 출납일자 | 지급 완료일 | 2025.10.05 | ④ |
| 등기일자 | 시스템 등록일 | 2025.10.06 | ⑤ |
⚙️ 결의서 작성 시 실무자가 꼭 지켜야 할 5가지 원칙
- 항상 날짜 순서 유지: 원인행위 → 발의 → 결재 → 출납 → 등기
- 결재 전 출납 금지: 선지출은 감사 시 바로 지적
- 근거 서류와 일치: 계약서, 통장 내역, 세금계산서와 동일하게
- 전자결재 기준 일자 입력: 수기 작성일이 아닌 시스템 날짜 기준
- 모든 문서 PDF로 백업: 결의서·증빙·결재문서 함께 저장
🧮 실제 결의서 예시
| 항목 | 내용 |
|---|---|
| 지출명 | 사무용품 구입 |
| 원인행위일자 | 2025.10.01 |
| 발의일자 | 2025.10.03 |
| 결재일자 | 2025.10.04 |
| 출납일자 | 2025.10.05 |
| 등기일자 | 2025.10.06 |
| 지급방법 | 법인카드 결제 |
🚫 결의서 작성 시 자주 하는 실수
- ❌ 발의일자가 원인행위일자보다 빠름 → 순서 위반
- ❌ 결재일자보다 출납일자가 빠름 → 선지출
- ❌ 등기일자 누락 → 회계 장부 누락
이 세 가지 실수는 실제 감사에서 가장 자주 적발되는 항목입니다.
💡 실무 팁 — 회계 담당자가 말하는 결의서 작성 노하우
- ✅ 계약서 날짜를 먼저 확인하고 결의서 작성 시작
- ✅ 결재일과 출납일 사이 최소 1일 간격 유지
- ✅ 결의서 등록 후 시스템 로그로 일자 자동 백업
이 세 가지만 실천해도 회계 오류의 90%를 예방할 수 있습니다.
📈 회계 감사 대비 체크리스트
- 📌 원인행위일자 = 계약 체결일
- 📌 발의일자 = 상신일
- 📌 결재일자 = 결재 완료일
- 📌 출납일자 = 실제 지급일
- 📌 등기일자 = 회계 등록일
날짜의 순서와 근거가 일치하면, 어떤 감사도 문제 없습니다.
🧠 마무리 요약
지출결의서 작성 순서는 단순한 행정 절차가 아닙니다.
이는 예산 집행의 합법성을 입증하는 행위이며, 기관의 신뢰를 지키는 핵심 단계입니다.
정확한 날짜, 명확한 절차, 투명한 기록.
이 세 가지가 결의서의 기본입니다.
